Wdrożony pod koniec 2024 roku system to przykład praktycznego wykorzystania robotyzacji w administracji samorządowej. Automatyzuje obsługę wniosków o zaświadczenia meldunkowe - zarówno tych składanych online (przez ePUAP, e-Doręczenia, Pocztę Polską), jak i bezpośrednio w sali obsługi podczas wizyty mieszkańca.
- Inwestowanie w cyfrowe narzędzia to nie tylko modernizacja urzędu, ale przede wszystkim realna poprawa jakości usług publicznych. Wyróżnienie dla asystenta meldunkowego to dowód na to, że Gdańsk skutecznie łączy technologię z troską o mieszkańców - podkreśla Piotr Borawski, zastępca prezydenta Gdańska ds. mobilności i bezpieczeństwa.
Choć asystent meldunkowy działa w tle i jest niewidoczny dla mieszkańców, jego wpływ na organizację pracy urzędu jest wyraźny. Automatyzacja zmniejszyła ryzyko błędów oraz przyspieszyła proces wydawania dokumentów takich jak zaświadczenia o danych osobowych czy liczbie osób zameldowanych w lokalu.
- System działa jako asystent, wspierając pracowników w obsłudze wniosków składanych zarówno zdalnie (np. przez ePUAP, eDoręczenia, Poczta Polska), jak i bezpośrednio w sali obsługi podczas wizyty mieszkańca. Pracownicy mogą przekazywać sprawy do realizacji przez system, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie czasem i zasobami - opowiada Tomasz Wojniło, kierownik projektu, Gdańskie Centrum Informatyczne.
- Jeszcze niedawno dane z wniosków musiały być ręcznie wprowadzane do systemów. Teraz zajmuje się tym robot, który jednocześnie raportuje status spraw. Pracownicy mogą skupić się na sprawach wymagających indywidualnego podejścia - wyjaśnia Jarosław Schroeder, zastępca dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich.
Nowością na skalę kraju jest również możliwość używania systemu w czasie rzeczywistym - podczas wizyty mieszkańca. Urzędnik może świadomie zdecydować, czy zlecić wykonanie sprawy robotowi, czy zrealizować ją samodzielnie - w zależności od sytuacji i potrzeby sprawnej obsługi interesanta.
System powstał we współpracy z wykonawcą ForProgress Piotr Ślęzak Sp.k., a jego koszt wyniósł ok. 50 tys. zł.
To nie pierwsze wyróżnienie dla Gdańska w konkursie „Innowacyjny Samorząd”. W 2024 roku doceniono dwa projekty: Niebieskie Trampki i Geo Gdańsk. Miasto zostało docenione za nowatorskie podejście do edukacji i integracji społecznej oraz zaawansowane rozwiązania w dziedzinie smart city. W 2023 roku natomiast miasto zdobyło I miejsce za projekt „Podatkowy robot” oraz wyróżnienie w kategorii dużych miast powyżej 200 tysięcy mieszkańców za Portal Szkolny.
