Jak to robią w innych miastach?
W konferencji (odbywającej się w dniach 12-13 czerwca), której współorganizatorami są miasta Gdańsk i Kraków, uczestniczą 43 osoby z 20 miast zrzeszonych w Unii Miast Polskich. Wydarzenie to służy wzajemnemu poznaniu struktur organizacyjnych i sposobów obsługi klientów. Wszystko po to, by jeszcze lepiej i sprawniej obsługiwać mieszkańców w poszczególnych miastach.
W trakcie tego wydarzenia prowadzone są też dyskusje dotyczące m.in. planowanych zmian w przepisach.
- Chodzi np. o ułatwienie procesu rejestracji czy zbycia pojazdów przez firmy leasingowe. To taki nasz klient masowy. Są plany, by ten proces prowadzony był wyłącznie cyfrowo - informuje Grzegorz Wasyl, dyrektor Wydziału Ewidencji Pojazdów i Kierowców w Urzędzie Miasta Krakowa. - Nasze coroczne spotkania benchmarkingowe służą temu, by spowodować, aby klient był obsługiwany szybciej, sprawniej i podobnie w całej Polsce - obecnie, w zależności od tego, jak dany urząd interpretuje przepisy, tak stosuje je wobec klienta. Dlatego uwspólniamy nasze stanowiska - dodaje.
Strzyża. Duże zainteresowanie spotkaniem z prezydent Gdańska
Czy umawiać się na konkretny termin?
Są w Polsce urzędy, które stosują w wydziałach komunikacji metodę “umówieniową”, a więc - chcąc załatwić sprawę - trzeba umówić się na konkretny dzień i godzinę. Są urzędy, które przyjmują mieszkańców przychodzących “prosto z ulicy”, są i takie, które stosują hybrydowe rozwiązania. Poza tym urzędy wykorzystują różne sposoby archiwizowania dokumentów.
- Przypatrujemy się, jak wygląda to w poszczególnych miastach, co działa, a co niekoniecznie. Chodzi o wymianę doświadczeń - podkreśla Grzegorz Bystry, dyrektor Wydziału Komunikacji w Urzędzie Miejskim w Gdańsku.
Co to jest benchmarking?
Określenie to pochodzi od angielskiego słowa „benchmark”, które oznacza punkt orientacyjny w terenie. Samo hasło ma sens topograficzny i dotyczy miejsca zaznaczonego na mapie - w benchmarkingu chodzi o znalezienie drogi prowadzącej do celu. Metoda ta pozwala na stwierdzenie, w którym miejscu się znajdujemy, w stosunku do punktu odniesienia i jakie powinny być nasze kroki, by tam dotrzeć - podpatrujemy doświadczenia i osiągnięcia innych.
W benchmarkingu kluczowe są porównywalne dane oparte na pomiarach, analizie oraz kształtowaniu efektywności urzędu.
