Złożenie wniosku oraz odbiór odpisu aktu stanu cywilnego

A
A
Ostatnia aktualizacja: 26 października 2018 r.

Formularze do pobrania:

Rezerwacja wizyty:

Kliknij na ten link, aby przejść do Internetowej rezerwacji wizyty.

Złóż wniosek przez Internet:

Odpis aktu stanu cywilnego może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu za pośrednictwem skrzynki podawczej na platformie e-PUAP (za wyjątkiem wniosków o wydanie skróconych odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego, ponieważ przepisy nie przewidują ich wydania w formie dokumentu elektronicznego)

W celu zapoznania się z warunkami złożenia dokumentów przez Internet proszę zapoznać się z instrukcją zamieszczoną w zakładce "Elektroniczna skrzynka podawcza Urzędu Miejskiego w Gdańsku".

Wymagane dokumenty:

  • dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)
  • wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego
  • dokument stwierdzający uprawnienie do otrzymania odpisu (w przypadku ubiegania się o dokument przez osobę, która posiada interes prawny)
  • prawomocne postanowienie sądu o ustanowienie opieki prawnej (w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny)
  • oryginał pełnomocnictwa (w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika)

Opłata skarbowa:

Kwota Tytuł płatności  
22,00 zł za wydanie odpisu skróconego
22,00 zł za wydanie odpisu skróconego wielojęzycznego
33,00 zł za wydanie odpisu zupełnego
17,00 zł w przypadku złożenia pełnomocnictwa (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej)

Opłatę skarbową należy opłacić za pośrednictwem:

  • Banków bądź Poczty (według obowiązujących cenników oraz taryf),
  • w kasie Urzędu Miejskiego w Gdańsku (bez dodatkowych opłat),
  • w pokoju Urzędu Stanu Cywilnego nr 139 (bez dodatkowych opłat),
  • w o. Banku PEKAO S.A. mieszczących się w ZOM Urzędu Miejskiego w Gdańsku (bez dodatkowych opłat):
    • ul. 3 Maja 9,
    • ul. Partyzantów 74,
    • ul. Milskiego 1,
    • ul. Nowe Ogrody 8/12,
    • ul. Wilanowska 2,
  • w placówkach Banku PEKAO S.A. świadczących obsługę Gminy Miasta Gdańska (bez dodatkowych opłat).

na rachunek bankowy:

Urząd Miejski w Gdańsku
80-803 Gdańsk
ul. Nowe Ogrody 8/12

Nr konta 31 1240 1268 1111 0010 3877 3935
(z dopiskiem dokonywanej operacji, np. "Opłata skarbowa z tytułu ....")
KOD SWIFT: PKOPPLPW
Dowód uiszczenia opłaty proszę dołączyć do składanych dokumentów.
Informujemy, że w/w konto dotyczy tylko i wyłącznie opłat skarbowych.

Ustawa o opłacie skarbowej normuje przypadki wyłączeń i zwolnień od jej uiszczenia (np. odpisy do wydania paszportu, świadczeń rodzinnych, socjalnych, celów szkolnych, zatrudnienia nie podlegają opłacie skarbowej).

Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są także osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

Opłaty administracyjne:

- nie dotyczy -

Termin i sposób załatwiania:

  • 1.  Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony wielojęzyczny) albo decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.
  • 2.  Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Gdańsku) wydanie odpisu następuje w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  • 3.  Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  • 4.  Jeżeli rejestracja urodzenia, małżeństwa lub zgonu miała miejsce po 1 marca 2015 r. lub akt znajduje się w bazie Systemu Rejestrów Państwowych, wydanie odpisu aktu następuje niezwłocznie (odbiór pokój 137, 138).

Miejsce złożenia i odbioru dokumentów:

Urząd Stanu Cywilnego
ul. Nowe Ogrody 8/12
80-803 Gdańsk
pokój 137 i 138 (I piętro)
biletomat litera "A"
tel. 58 323 61 37 i 58 323 61 38

Jednostka odpowiedzialna:

Urząd Miejski w Gdańsku - Urząd Stanu Cywilnego
ul. Nowe Ogrody 8/12
80-803 Gdańsk
e-mail: usc@gdansk.gda.pl

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego stronie przysługuje wniesienie odwołania do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmownej.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. z 2016 r. poz. 2064 jt.ze zm. )
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 jt.ze zm. )
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej ( Dz. U. z 2016 r. poz. 1257 jt. )
  • Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej ( Dz. U. 2016 r. poz.1579 )
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( Dz. U. z 2017 r., poz. 570 jt. )
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 194 z późniejszymi zmianami)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330 ze zm.)
  • Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r., Nr 166, poz. 1735).

Inne informacje:

  • 1. Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.
  • 2. Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnemu (dzieci, wnuki), rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.
  • 3. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.
  • 4. Odpis zupełny aktu stanu cywilnego - stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.
  • 5. Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. (UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie e-PUAP nie jest wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu). Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy e-PUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu). Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.
  • 6. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych 
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1.       Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy 
ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,

2.       Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę 
w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada 
za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

 

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest:

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku, mający siedzibę w Gdańsku
(80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można 
się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku można się skontaktować poprzez adres email usc@gdansk.gda.pl.

 

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, 
z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl,
lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

 

Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@gdansk.gda.pl.

 

 

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

  • sporządzenia aktu urodzenia dziecka
  • sporządzenia aktu małżeństwa
  • sporządzenia aktu zgonu
  • przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
  • przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie 
    do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
  • przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków
    przy sporządzaniu aktu urodzenia
  • przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
  • przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
  • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
  • wydania odpisu aktu stanu cywilnego
  • wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą  
  • wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
  • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
  • realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego
    na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą  
  • realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
  • realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach  
  • realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
  • dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej 
    lub zamieszczenia przypisku przy akcie
  • wydania dokumentów z akt zbiorowych
  • zameldowania
  • nadania numeru PESEL.  

 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

 

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia 
i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

 

Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo 
o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.  

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane 
do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim 
Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa
 i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia 
lub nazwiska.

 

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.