PORTAL MIASTA GDAŃSKA

Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego

Publikacja: 30 listopada 2016 r.Aktualizacja: 01 września 2023 r.

Więcej artykułów poświęconych Gdańskowi znajdziesz na stronie głównej gdansk.pl

Formularze do pobrania:

Rezerwacja wizyty:

Kliknij tutaj aby przejść do internetowej rezerwacji wizyty.

Złóż wniosek przez Internet:

- nie dotyczy -

Wymagane dokumenty:

dokument tożsamości (tj. dowód osobisty, paszport)
podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o transkrypcję aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej
oryginał zagranicznego odpisu aktu, który ma być transkrybowany (dokument nie może być zalaminowany, oraz zniszczony)
oryginał urzędowego tłumaczenia na język polski zagranicznego odpisu aktu, który ma być transkrybowany
pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika
oświadczenie o wyborze nazwiska w sytuacji, gdy zagraniczny dokument podlegający transkrypcji nie zawiera nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci, złożone przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego lub konsulem Rzeczypospolitej Polskiej za granicą
dowód osobisty i książeczka wojskowa osoby zmarłej (jeśli posiadała wymienione dokumenty) – w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu

Opłata skarbowa:

Kwota	Tytuł płatności
50,00 zł	za wydanie odpisu zupełnego przeniesionego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego	Zapłać
17,00 zł	w przypadku złożenia pełnomocnictwa (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej)	Zapłać

Opłatę skarbową należy opłacić za pośrednictwem:

Banków bądź Poczty (według obowiązujących cenników oraz taryf),

w placówkach Banku PEKAO S.A. świadczących obsługę Gminy Miasta Gdańska (bez dodatkowych opłat): https://bip.gdansk.pl/urzad-miejski/Wplaty-na-rzecz-Miasta-dokonywane-bez-oplat-i-prowizji,a,28873
opłatomatów ustawionych przy wszystkich Zespołach Obsługi Mieszkańców Urzędu Miejskiego w Gdańsku (bez dodatkowych opłat),
płatności on-line: https://oplaty.gdansk.pl (prowizja 1 zł)

na rachunek bankowy:

Urząd Miejski w Gdańsku
80-803 Gdańsk
ul. Nowe Ogrody 8/12

Nr konta 31 1240 1268 1111 0010 3877 3935
(z dopiskiem dokonywanej operacji, np. "Opłata skarbowa z tytułu ....")

Dowód uiszczenia opłaty proszę dołączyć do składanych dokumentów.
Informujemy, że w/w konto dotyczy tylko i wyłącznie opłat skarbowych.

Opłaty administracyjne:

- nie dotyczy -

Termin i sposób załatwiania:

przeniesienie do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego i wydanie odpisu zupełnego aktu – dokonywane są niezwłocznie, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy
decyzja odmawiająca przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.

Miejsce złożenia dokumentów:

Urząd Stanu Cywilnego
ul. Partyzantów 74
80-254 Gdańsk

tel.: 58 323 69 62

Jednostka odpowiedzialna:

Urząd Miejski w Gdańsku - Urząd Stanu Cywilnego
ul. Partyzantów 74
80-254 Gdańsk
e-mail: usc@gdansk.gda.pl

Tryb odwoławczy:

Od wydanej decyzji służy stronie odwołanie do Wojewody Pomorskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U.2022.1681 j.t.)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2022.2000 j.t.)
Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U.2020.1359 j.t.)
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U.2019.1000 j.t. ze zm.)
Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019.162 j.t. ze zm.)
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2019.2294 j.t. ze zm.)
Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U.2019.1480 t.j. )
Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U.2019.1397 t.j..)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz.U.2007.187.1330)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U.2015.194 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz.U.2016.1904 t.j.)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji 1 z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz.U.2015.1604 t.j.)
Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 10 czerwca 1992 r. w sprawie doręczania wojskowych dokumentów osobistych i trybu postępowania z tymi dokumentami (Dz.U.2018.2264 t.j.)

Inne informacje:

Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego jest obligatoryjna jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL
Dokumenty wydane w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez: tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula (nie podlegają tłumaczeniu odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.)
Wniosek o dokonanie transkrypcji składa do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której zdarzenie dotyczy, lub inna osoba, która wykaże interes prawny lub osoba, która wykaże interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeń małżonków w sprawie nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa, oświadczenia takie małżonkowie mogą złożyć w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
W przypadku niemożności porozumienia się ze stroną składającą oświadczenie mające wpływ na stan cywilny osoby, z powodu nieznajomości języka polskiego, na tej osobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału biegłego lub tłumacza języka, którym ta osoba się posługuje.
Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)
TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA	Administratorami są: 1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru, 2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku
DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA	Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora. Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku można skontaktować się pisemnie poprzez adres email usc@gdansk.gda.pl lub ul. Nowe Ogrody 8/12, 80-803 Gdańsk
DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH	Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@gdansk.gda.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA	Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu: sporządzenia aktu urodzenia dziecka sporządzenia aktu małżeństwa sporządzenia aktu zgonu przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion wydania zaświadczenia o stanie cywilnym wydania odpisu aktu stanu cywilnego wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska. dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie wydania dokumentów z akt zbiorowych zameldowania nadania numeru PESEL. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL. Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
ODBIORCY DANYCH	Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ	Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH	Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH	Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci
PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO	Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH	Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy: - kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany; - kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH	Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.