Portal Miasta Gdańska
PL | EN | DE

Kancelaria Urzędu

A
A

p.o. Kierownika: Renata Sęk
ul. Nowe Ogrody 8/12
pokój nr 19

Gdańskie Centrum Kontaktu tel.: +48 58 52 44 500

e-mail: kontakt@gdansk.gda.pl

 

  • udzielanie kompleksowych informacji klientom korzystającym z usług Urzędu, w tym:
    • o sprawach załatwianych w poszczególnych wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych Miasta,
    • o obowiązujących procedurach załatwiania spraw,
    • wydawanie niezbędnych druków i formularzy oraz pomoc w wypełnianiu,
  • przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury miejskiej i przekazywanie odpowiednim służbom,
  • obsługa klientów w zakresie merytorycznej działalności wydziałów, w tym:
    • przyjmowanie i sprawdzanie pod względem poprawności składanych dokumentów,
    • ewidencja i monitorowanie spraw przekazanych do realizacji wydziałom,
    • przygotowywanie raportów i analiz dotyczących obsługi,
  • obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu (ESP) i przekazywanie do realizacji wydziałom lub innym jednostkom zgodnie z właściwością,
  • obsługa osób z niepełnosprawnościami, w tym:
    • świadczenie usług tłumacza języka migowego w zakresie spraw realizowanych przez Urząd oraz podczas ślubów cywilnych,
    • wsparcie osób niedowidzących i niewidomych w obsłudze urządzeń ułatwiających odczytywanie tekstu i wypełnianiu druków oraz formularzy,
  • przyjmowanie korespondencji kierowanej do jednostek organizacyjnych Miasta i przekazywanie ich zgodnie z właściwością,
  • wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi,
  • potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
  • gromadzenie ankiet dotyczących jakości obsługi, w tym:
    • analizowanie treści ankiet,
    • współpraca przy wdrażaniu propozycji zawartych w ankietach,
    • przygotowywanie raportów Prezydentowi,
  • przyjmowanie telefonicznych zgłoszeń dotyczących wymiany dowodów osobistych oraz ewidencji ludności i rezerwacja wizyt,
  • obsługa i monitorowanie urzędowej poczty elektronicznej,
  • obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu, a w szczególności:
    • odbiór ze wskazanych placówek pocztowych,
    • doręczanej przez kurierów,
    • rejestrowanie korespondencji przychodzącej, w tym zwrotnych potwierdzeń odbioru,
    • składanej przez jednostki organizacyjne Miasta,
    • dostarczanie korespondencji do sekretariatów Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika i Zastępcy Skarbnika,
    • dystrybucja korespondencji do wydziałów, w tym zlokalizowanych poza siedzibą główną Urzędu oraz wskazanych placówek administracji publicznej,
    • przekazywanie faktur kierowanych do jednostek organizacyjnych Miasta,
    • przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji błędnie nadesłanej do Urzędu,
  • obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:
    • przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym,
    • przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich,
    • organizowania doręczania korespondencji przez pracowników Urzędu (w tym: zawieranie umów oraz nadzór nad odpowiednią realizacją doręczania),
  • obsługa doręczeń zastępczych zlecanych przez Sądy, Kancelarie Komorników Sądowych i Urzędy Skarbowe, w tym:
    • fizyczne doręczanie przesyłek na terenie Miasta,
    • pisemne informowanie nadawców o sposobie realizacji doręczeń zastępczych,
  • udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją,
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu oraz nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
  • rozpatrywanie w trybie skargowym spraw zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
  • koordynowanie spotkań interwencyjnych Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika, organizowanych w ramach skarg i wniosków, w tym:
    • ustalanie terminów spotkań,
    • przygotowywanie wstępnych protokołów zawierających informacje o tematyce poszczególnych spotkań,
    • powiadamianie o spotkaniach odpowiednich dyrektorów wydziałów oraz jednostek organizacyjnych Miasta,
    • gromadzenie niezbędnej dokumentacji oraz sporządzanie ustaleń ze spotkań interwencyjnych u Prezydenta,
  • przyjmowanie i protokółowanie wniosków mieszkańców zgłaszanych podczas spotkań Prezydenta w poszczególnych dzielnicach Miasta,
  • prowadzenie centralnego rejestru skarg i interwencji posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym nadzorowanie terminu udzielenia odpowiedzi,
  • prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym:
    • rejestrowanie wniosków,
    • analiza treści wniosków i ustalanie wydziałów odpowiedzialnych za ich rozpatrzenie,
    • nadzór nad terminowym rozpatrywaniem spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej oraz koordynowanie procesów związanych z upublicznianiem treści wniosków i odpowiedzi w Biuletynie Informacji Publicznej,
  • przekazywanie wniosków do jednostek organizacyjnych Miasta lub innych instytucji publicznych zgodnie z właściwością,
  • prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:
    • przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej,
    • zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego,
  • obsługa ogłoszeń kierowanych z Sądów, Kancelarii Komorników Sądowych, Urzędów Skarbowych oraz innych instytucji, w tym:
    • rejestracja i wywieszanie na tablicy ogłoszeń Urzędu,
    • zapewnienie określonego przepisami prawa okresu wywieszenia,
    • informowanie o okresie wywieszenia i zwrot ogłoszeń do nadawców,
  • obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego Qmatic,
  • przyjmowanie płatności za pośrednictwem terminali płatniczych, w tym:
    • płatności dotyczących podatków lokalnych oraz płatności za usługi realizowane w Urzędzie,
    • przygotowywanie sprawozdań i raportów dotyczących płatności realizowanych za pośrednictwem terminali płatniczych,
  • koordynowanie wdrażania nowoczesnych narzędzi wspierających obsługę płatności za usługi świadczone przez Urząd,
  • opracowywanie raportów, zestawień i statystyk, dotyczących realizowanych zadań.