GdanskLab, czyli laboratorium małych i dużych pomysłów w gdańskim magistracie

Są kreatywni, otwarci na współpracę i z sukcesem realizują swoje pomysły. Chodzi o działającą w gdańskim Urzędzie Miasta inicjatywę GdanskLab, która niczym nietypowy startup dokonuje wokół siebie zmian na mniejszą i większą skalę.

GdanskLab, czyli laboratorium małych i dużych pomysłów w gdańskim magistracie
A
A
data publikacji: 11 września 2017 r.

GdanskLab pozdrawia z okolic zbiornika retencyjnego przy ul. Powstańców Warszawskich
GdanskLab pozdrawia z okolic zbiornika retencyjnego przy ul. Powstańców Warszawskich
Grzegorz Mehring/www.gdansk.pl

Urząd miasta to instytucja kojarząca się z hierarchiczną strukturą, w której każdy pracownik realizuje wyłącznie należące do niego obowiązki przestrzegając ściśle określonych procedur. Grupa pracowników gdańskiego magistratu współpracująca ze sobą w ramach inicjatywy GdanskLab łamie ten stereotyp, wymyślając i wprowadzając w życie mniejsze i większe, często innowacyjne rozwiązania, usprawniające głównie działanie urzędu, ale także funkcjonowanie miasta.


Od czterech łap po design thinking

To właśnie na spotkaniach GdanskLab pojawiła się idea stworzenia aplikacji mobilnej ułatwiającej adopcję zwierząt z gdańskiego schroniska Promyk, która pod nazwą Na4Łapy z sukcesem funkcjonuje od maja 2016 r. Pomysł wyszedł od Magdaleny Dudek pracującej w sekretariacie skarbnika miasta Gdańska. Po przedyskutowaniu zaproponowanego rozwiązania na forum GdanskLab, udało się znaleźć wykonawców aplikacji - programistów społeczników z inicjatywy Koduj dla Polski Trójmiasto (nota bene jednym z nich była Małgorzata Suska - inna pracowniczka magistratu, entuzjastka nowych technologii, która w wolnym czasie uczy się programowania).

Inne zrealizowane już pomysły, które powstały w ramach GdanskLab to m.in elektroniczny system rezerwacji sal konferencyjnych w magistracie, poradnik wypełniania wniosku o rozliczenie delegacji czy dwie serie szkoleń, z których skorzystało w sumie ponad 100 pracowników urzędu: z zakresu tworzenia interaktywnych prezentacji w programie Prezi i pracy metodą design thinking. Rolę szkoleniowców pełnili oczywiście pracownicy urzędu.

- Na razie skupiamy się głównie na tym co jest najbliżej naszej codziennej pracy, choć chcielibyśmy tworzyć więcej rozwiązań przydatnych także dla mieszkańców Gdańska - mówi Katarzyna Drozd-Wiśniewska, koordynatorka GdanskLab, z-ca dyrektora Wydziału Polityki Gospodarczej UMG. - Widzimy, że coś mogłoby działać w urzędzie lepiej, sprawniej i staramy się to zmienić.


Dla kolegów i mieszkańców

Przykładem rozwiązania usprawniającego codzienną pracę w urzędzie jest realizowana obecnie kontekstowa wyszukiwarka miejskich aktów prawnych, której pomysłodawczynią była Wioletta Krewniak z Biura Rady Miasta Gdańska.

- Nasza praca w dużej mierze opiera się na wyszukiwaniu informacji z aktów prawnych, w tym także z uchwał rady miasta i zarządzeń prezydenta. Nie znając numeru uchwały lub choćby daty jej przyjęcia, trudno do niej dotrzeć w wyszukiwarce, którą posługujemy się obecnie - mówi “labowiczka” Żaneta Kucharska z WPG. - Nasza koleżanka wpadła na pomysł stworzenia wyszukiwarki, która jak w Google, po hasłach podpowie w poukładanym systemie wszystkie dokumenty, które dotyczą danego tematu.

Kiedy rozwiązanie zostanie już wdrożone, będą mogli korzystać z niego także mieszkańcy w ramach platformy Otwarty Gdańsk. Program tworzyć będzie już firma zewnętrzna, ale specyfikację wyszukiwarki i jej funkcjonalności potrzebne do ogłoszenia przetargu przygotował interdyscyplinarny zespół “labowiczów” odpowiedzialny za ten projekt złożony m. in z pracowników Biura Rady Miasta, Biura Informatyki i Biura Zamówień Publicznych.

- Taka jest istota naszego działania: w realizacji projektów pomagamy sobie nawzajem, dzielimy się swoim doświadczeniem. Zespół projektowy musi sięgnąć po wiedzę merytoryczną do kolegów z innych wydziałów - tłumaczy Katarzyna Drozd-Wiśniewska. - Dzięki współpracy międzywydziałowej ludzie poznają się i uczą się od siebie nawzajem, poszerzają swoją wiedzę i nabywają nowe kompetencje, na przykład jako liderzy zespołu. Formuła działania GdanskLab jest otwarta i demokratyczna. Każdy pracownik urzędu może do nas dołączyć w dowolnej chwili, każdy też może odejść kiedy chce. Decyzje o realizacji pomysłów podejmujemy wspólnie, podczas dyskusji po prezentacji pomysłu. Stanowiska, które na co dzień zajmują “labowicze” nie mają tu żadnego znaczenia.


Trzecia od pr. wśród osób stojących: Katarzyna Drozd-Wiśniewska (koordynatorka GdanskLab); w dolnym rzędzie pierwsza od pr.: Żaneta Kucharska; drugi od l. Tomasz Nadolny
Trzecia od pr. wśród osób stojących: Katarzyna Drozd-Wiśniewska (koordynatorka GdanskLab); w dolnym rzędzie pierwsza od pr.: Żaneta Kucharska; drugi od l. Tomasz Nadolny
Grzegorz Mehring/www.gdansk.pl

Bez zespołu do poczekalni

Warunkiem realizacji danego rozwiązania jest powstanie zespołu projektowego z liderem na czele.

- Bywa tak, że kto inny jest autorem pomysłu, a kto inny go realizuje, bo ma zapał i kompetencje do tego, by doprowadzić sprawę do końca - tłumaczy Żaneta Kucharska. - Jeśli nie zbierze się zespół, to choćby pomysł był świetny, ląduje w naszej “poczekalni”.

Duży projekt, który jest w tej chwili realizowany w GdanskLab to “Intranet 2.0”, czyli udoskonalona wersja działającego obecnie w gdańskim magistracie intranetu. Pomysłodawczynią była Anna Zajączkowska z Wydziału Kadr i Organizacji UMG, kierownikiem projektu jest zaś Anna Iwanowska z Kancelarii Prezydenta Gdańska.

- To będzie bezpośrednie źródło informacji dla nas o tym, co się dzieje w poszczególnych wydziałach urzędu i jednostkach miasta, co bardzo ułatwi nam współpracę - tłumaczy Katarzyna Drozd-Wiśniewska. - Każdy wydział będzie raportował o bieżących wydarzeniach, intranet zyska wiele funkcjonalności, które ułatwią nam wymianę informacji na wszystkich poziomach.


W poprzek wertykalnej struktury

Według założeń przyjętych przez uczestników GdanskLab, realizowanie projektów odbywa się w czasie pracy, jednak nie dłużej niż przez dwie godziny w tygodniu.

- Czasem na początku trzeba włożyć trochę wysiłku w optymalizację pracy, żeby móc później sięgnąć po gotowe rozwiązanie, które ułatwiać może codzienne działanie szeregu osób zatrudnionych w urzędzie - komentuje Żaneta Kucharska. - Narzędzia opracowane przez nas służyć mają wszystkim pracownikom urzędu.

Warto dodać, że swoim doświadczeniem w pracy metodą projektową służą “labowiczom” Piotr Kukowski i Tomasz Nadolny z Fundacji Gdańskiej. Ten ostatni jest zresztą pomysłodawcą GdanskLab. Powstało blisko dwa lata temu, w czasie kiedy Tomasz Nadolny pełnił funkcję dyrektora Kancelarii Prezydenta Gdańska.

- GdanskLab wyniknął z mojej obserwacji rzeczywistość w urzędzie. Trafiłem tam z zupełnie innego środowiska i zderzyłem się z nią. Urzędy, w dużej mierze, działają w oparciu o hierarchiczną strukturę, w której kompetencje wydziałów podzielone są tematycznie, wg. konkretnych spraw: geodezja, podatki, obsługa mieszkańców - opowiada Tomasz Nadolny. - Łatwo następuje specjalizacja, a pracownicy wypełniają swoje obowiązki według utartych przez lata reguł. Patrząc na to świeżym okiem widzisz, że nie odpowiada to wyzwaniom bardzo szybko zmieniającej się rzeczywistości. Wśród urzędników jest wiele osób, które także to dostrzegają i mają świetne pomysły, ale nie mogą się przez tę hierarchiczną strukturę przebić. Stworzyliśmy więc GdanskLab, mechanizm, który pozwala na komunikację między wydziałami na każdym poziomie i na poszukiwanie rozwiązań problemów, które kierownictwu mogą w ogóle nie być znane, a “na dole” są bardzo dostrzegalne. Teraz każdy może zasygnalizować potrzebę zmian i zaproponować rozwiązanie.

Tomasz Nadolny podkreśla, że istotą GdanskLab jest realizacja innowacyjnych, a czasem bardzo prostych pomysłów, w sposób który dotąd nie był stosowany w urzędzie, gdzie zazwyczaj polecenia idą “z góry na dół”.

- Tutaj działamy w poprzek wertykalnej struktury, nasza metoda działania przecina konfiguracje kompetencyjne i wydziałowe. Dlatego jest to inne, nowe i budzi emocje. Jedni są zachwyceni, a innym nie bardzo to pasuje - przyznaje Nadolny. - Na spotkania GdanskLab przychodzi kilkadziesiąt osób, w projekty zaangażowane jest jeszcze dwa razy tyle, a cały urząd to ponad tysiąc pracowników. Grupa labowiczów jest więc niewieliczna, ale jest i ci, którzy w niej pracują czerpią z tego ogromną satysfakcję.

GdanskLab to prawdopodobnie jedyne takie “laboratorium pomysłów” w naszej części Europy, podobne rozwiązania funkcjonują już od kilku lat w Stanach Zjednoczonych.


Urząd Miejski w Gdańsku przy Nowych Ogrodach
Urząd Miejski w Gdańsku przy Nowych Ogrodach
Jerzy Pinkas/www.gdansk.pl

Najnowsze wieści z GdanskLab

7 września 2017 r. odbyło się kolejne spotkanie GdanskLab. Zaprezentowano na nim 13 nowych pomysłów! Oto kilka z nich:

- Księga dobrych praktyk projektowych (idea: Anna Iwanowska) - jeśli któryś z pracowników urzędu z sukcesem aplikował, przeprowadził i rozliczył projekt z udziałem dofinansowania, może spisać i swoje doświadczenia i udostępnić koleżankom i kolegom z urzędu.

- Poprawa jakości wyszukiwarki procedur realizowanych w urzędzie (idea: Anna Iwanowska) - wyszukiwarka dostępna na stronie internetowej miasta ma stać się bardziej intuicyjna, także dla mieszkańców. Jest pomysł, jak to zrobić.

- Program Sportowy UMG (idea: Damian Kuźmiński z Wydziału Rozwoju Społecznego) - platforma, dzięki której pracownicy urzędu mogliby umawiać się na wspólne, aktywne spędzanie czasu (bieganie, gry zespołowe, innego rodzaju aktywności sportowe); instruktaż ćwiczeń z zakresu desktop yoga, czyli ćwiczeń rozciągających dla osób pracujących przy biurkach

- działania usprawniające pomoc zwierzętom poszkodowanym w wypadkach (idea: Dalia Skutecka - Michalik z Wydziału Polityki Gospodarczej) - miejska kampania informacyjna dotycząca pomocy zwierzętom, które uległy wypadkom w mieście (do kogo się zwrócić, jak postępować, gdzie zadzwonić).

W ramach GdanskLab poszukiwane są rozwiązania, które:

- usprawnią pracę urzędu

- są odpowiedzią na konkretne problemy

- pozwolą uzyskać oszczędności

- wpłyną na rozwój miasta, mieszkańców, urzędników w konkretnych dziedzinach

- będą nowymi narzędziami do rozwiązywania starych problemów.



Izabela Biała (0)
www.gdansk.pl