Proces realizacji Strategii wymaga monitorowania i okresowej oceny. System monitoringu i ewaluacji Strategii i Programów Operacyjnych spełnia cztery zasadnicze role:
- społeczną – dostępność wyników monitoringu i ocen skuteczności działań buduje zaufanie mieszkańców, ich zrozumienie i zaangażowanie w życie miasta, a także podnosi poziom debaty publicznej i ją obiektywizuje,
- umożliwia zarządzanie Programami – monitorowanie wskaźników pozwala wyciągać wnioski dotyczące sprawności wdrażania zaplanowanych działań, diagnozować ewentualne problemy i im zaradzać,
- pomaga w ocenie efektów rozwojowych – ewaluacja efektów podejmowanych działań pozwala sprawdzić, w jakim stopniu osiągane są cele strategiczne i operacyjne,
- wspiera zarządzanie rozwojem – wnioski z ewaluacji przekładają się na ewentualne zmiany zaplanowanych działań czy nawet całych Programów Operacyjnych, gdy zmiany w otoczeniu będą na tyle istotne, że osiągnięcie zaplanowanych celów za pomocą przyjętych metod okaże się niemożliwe.
Zgodnie z powyższymi rolami system monitoringu i ewaluacji obejmuje:
- ocenę zgodności ze Strategią i Programami Operacyjnymi działań, w tym inwestycji, które będą podejmowane,
- analizę i ocenę postępów realizacji Programów Operacyjnych poprzez obserwację działań prowadzonych w ramach realizacji poszczególnych Programów oraz ich efektów w oparciu o przyjęte wskaźniki,
- analizę zmian społecznych i gospodarczych zachodzących w szerszym otoczeniu pod kątem ich wpływu na możliwości osiągania założonych celów,
- wypracowywanie, w konsultacji z mieszkańcami i interesariuszami rozwoju Gdańska, rekomendacji dotyczących ewentualnych zmian w przyjętych Programach.
Monitoring i ewaluacja Strategii oraz Programów Operacyjnych oprze się na różnych źródłach i typach informacji: od statystyki publicznej i danych miejskich, poprzez analizy eksperckie i opracowania zewnętrzne, po najważniejsze, czyli badania opinii mieszkańców. Głównym narzędziem rozpowszechniania efektów ewaluacji będą cykliczne raporty, gdzie omówiony zostanie nie tylko stan danego obszaru, ale też ocena efektów zrealizowanych zadań. Na podstawie tej oceny wypracowane zostaną rekomendacje, które wskażą kierunki dalszych działań, w tym ich kontynuację czy weryfikację.
Do każdego celu w Programach Operacyjnych przypisane są wskaźniki. Ich rolą jest monitorowanie efektów podejmowanych działań, przy czym nacisk położono na kierunki zmian, a nie na wytyczanie konkretnych wartości. Wskaźniki te mają obrazować, jakie działania będą monitorowane, oraz pełnić funkcję drogowskazów, a nie celów samych w sobie. Praktyka programowania operacyjnego wskazuje, że wyznaczanie konkretnych wartości często nie znajduje racjonalnego uzasadnienia. Dodatkowo należy oczekiwać, że zachodzące coraz bardziej dynamicznie zmiany w otoczeniu makroekonomicznym wpłyną mocniej na lokalny poziom rozwoju społecznego i gospodarczego, zaburzając możliwości oszacowania właściwego poziomu poszczególnych wskaźników.
Tworzone w oparciu o bieżący monitoring cykliczne raporty ewaluacyjne, poza wyznaczonymi wskaźnikami, zaprezentują również wartości innych, dodatkowych wskaźników, w tym danych kontekstowych. Pozwolą one na pogłębioną analizę zmian zachodzących w poszczególnych obszarach ujętych w Programach Operacyjnych. Ewaluację uzupełni także informacja na temat kwestii finansowania poszczególnych działań, a jej istotnym elementem staną się oceny zewnętrznych ekspertów, zapewniające niezależny i obiektywny komentarz na temat podejmowanych działań i ich wpływu na jakość życia w Gdańsku.
Najważniejszą wartością dobrej ewaluacji nie powinno być tylko i wyłącznie wzajemne rozliczanie ewentualnych niepowodzeń ani promowanie sukcesów. Wartością tą jest wspólne szukanie jak najlepszych dróg osiągnięcia celów rozwojowych.
