PORTAL MIASTA GDAŃSKA

E-urząd pracy? Gdańsk wśród liderów elektronicznych innowacji

E-urząd pracy? Gdańsk wśród liderów elektronicznych innowacji
W czerwcu 2017 podsumowano działania publicznych służb zatrudnienia poświęcone e-usługom udostępnianym w urzędach pracy. Najlepsze praktyki zaprezentowano podczas tematycznej konferencji zorganizowanej przez Departament Informatyki Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, która odbyła się w Warszawie. Aktywny udział wzięli w niej przedstawiciele Gdańskiego Urzędu Pracy, którzy zaprezentowali m.in. innowacyjne rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów oraz swoje doświadczenia we wdrażania cyfrowych usług dla klientów indywidualnych oraz instytucjonalnych.
Więcej artykułów poświęconych Gdańskowi znajdziesz na stronie głównej gdansk.pl

Eksperci rynku pracy, przedstawiciele publicznych służb zatrudnienia z całego kraju, a także reprezentanci firm informatycznych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zebrali się 27 czerwca w Warszawie na dwudniowej,  specjalistycznej konferencji, aby dyskutować nad wykorzystaniem nowoczesnych technologii IT w urzędach pracy. Debatę zdominował proces digitalizacji dokumentów. W stolicy wspólnie zastanawiano się nad skutecznymi sposobami przetwarzania dokumentacji papierowej do postaci elektronicznej, a także nad bezpiecznymi formami przechowywania tego typu danych. Dużo uwagi poświecono także potencjalnym zagrożeniom wynikającym z zaniechania procesu przetwarzania papierowych dokumentów do cyfrowej postaci.

W trakcie dyskusji innowacyjny zaprezentowano program do cyfrowego przechowywania dokumentacji w Gdańskim Urzędzie Pracy. Program ten podzielony jest na trzy praktyczne moduły: skanowanie dokumentów, paczkowanie (czyli wirtualne przygotowywanie materiałów archiwalnych do dalszego składowania) oraz zasób magazynu zewnętrznego, który z kolei pozwala na zarządzanie zdigitalizowanymi już materiałami. Gromadzone w ten sposób dane zawierają wszystkie najważniejsze informacje dotyczące osoby bezrobotnej, w tym skan karty rejestracyjnej, dane osobowe oraz informacje dotyczące przechowywania. Dzięki temu możliwe jest prześledzenie pełnej historii współpracy osoby bezrobotnej z urzędem pracy nawet wówczas, gdy np. oryginalne, papierowe dokumenty uległy uszkodzeniu ze względu na upływający czas. Wprowadzony model sprawdza się w praktyce. W pierwszych pięciu miesiącach 2017 roku udało się zdigitalizować już 24 677 dokumentów. Do tej pory postać cyfrową przybrało natomiast ponad ćwierć miliona kart osób bezrobotnych, czyli 53 proc. wszystkich dokumentów. O ogromnej skali tego procesu świadczą także inna liczba - 5 311 400. Właśnie tyle stron dokumentów zostało już zeskanowanych.

e-usługi w urzędach pracy

Ważną częścią konferencji była również prezentacja dobrych praktyk w zakresie wdrażania e-usług w jednostkach publicznych służb zatrudnienia. Temat ważny, bo jak pokazują dane opracowane przez Główny Urząd Statystyczny (GUS, Społeczeństwo informacyjne w Polsce, s.4-6), już w 2016 roku blisko 95% przedsiębiorstw korzystało z e-usług administracji publicznej, z kolei wśród osób indywidualnych odsetek ten wyniósł 30% i wzrósł rok do roku o 3,6 punktu procentowego. Dane te pokazują, że na cyfrowe rozwiązania w różnego rodzaju urzędach i instytucjach jest duże zapotrzebowanie społeczne i w najbliższych latach będzie on najprawdopodobniej dalej rosnąć. Zwrot ku coraz intensywniejszemu wykorzystaniu e-usług już w 2008 roku dostrzegł urząd pracy w Gdańsku. Już wówczas nad Motławą uruchomiony został jeden z najważniejszych projektów – system elektronicznej rejestracji osób bezrobotnych. Blisko dekadę temu było to rozwiązanie pionierskie w przypadku publicznych służb zatrudnienia. Wielokrotnie udoskonalana usługa dziś jest już jednak standardem świadczonym osobom poszukującym zatrudnienia. Obecnie e-rejestracja ma dwa warianty. Pierwszy z nich umożliwia wypełnienia tzw. zgłoszenia do rejestracji. W tym przypadku klient wypełnia dedykowany formularz, a następnie jest umawiany na wizytę w urzędzie w celu potwierdzenia wprowadzonych wcześniej danych. Osoby bezrobotne mogą także dokonać pełnej rejestracji, bez konieczności wizyty w GUP, trzeba jednak posiadać tzw. profil zaufany w systemie ePUAP.

Gdańszczanie chętnie rejstrują się elektronicznie

Uruchomienie e-rejestracji było jednak tylko etapem w dostosowywaniu urzędu do wymogów cyfrowego świata XXI wieku. Przez kolejne lata wdrażane były kolejne pomysły na cyfrowe usługi, o których podczas warszawskiej konferencji więcej mówiła pani Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz, zastępca kierownika Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji. Szczególną uwagę zwróciła ona m.in. na wdrożenie punktu potwierdzania, wspomnianych już wcześniej, profili zaufanych ePUAP. Jest to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Profil działa jak odręczny podpis. Dzięki niemu każdy może wysyłać przez Internet dokumenty i wnioski do różnych urzędów i instytucji.

Urząd kładzie też duży nacisk na wdrożenie szyfrowania wiadomości wychodzących oraz pozyskiwanie zgody klientów na komunikację elektroniczną. Na cyfrową formę korespondencji GUP postawił także w kontaktach z instytucjami publicznymi - sądami, policją czy różnymi jednostkami działającymi w obszarze edukacji. Nowości jest zdecydowanie więcej. Dostęp do wszystkich możliwy jest za pośrednictwem oficjalnego serwisu urzędu pracy (www.gup.gdansk.pl). Portal to nowoczesna i stosunkowo prosta w obsłudze strona internetowa. Nawigacja po poszczególnych częściach witryny nikomu nie sprawi większych trudności, a dzięki dedykowanym modułom mogą z niej korzystać także osoby niedowidzące. W części serwisu poświęconej e-usługom dostępnych jest obecnie 46 e-formularzy i cyfrowych usług, za pośrednictwem których możliwe jest m.in. złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia czy refundacji kosztów przejazdu, obliczenie wysokości stypendium, wirtualne zgłoszenie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi, zgłoszenie oferty pracy lub złożenie wniosku o zorganizowanie stażu.

Innowacyjnym rozwiązaniem jest też elektroniczny Informator Zawodowy. Dostępna na stronie internetowej aplikacja szczegółowo prezentuje różne kierunki kształcenia, a także wskazuje, w których szkołach i na których uczelniach możliwe jest zdobywanie wiedzy i kwalifikacji zawodowych.

Kolejne wyróżnienie dla Gdańska

Aktywna postawa GUP została wyróżniona przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nagrodą za udział w kreowaniu rozwoju informatycznego. Wyróżnienie dyrektorowi Urzędu, Rolandowi Budnikowi wręczył Dyrektor Departamentu Informatyki Ministerstwa, Marek Kulawczyk oraz Dyrektor Departamentu Funduszy MRPiPS, Ireneusz Baranowski. Identyczne nagrody powędrowały także do urzędów pracy w Inowrocławiu, Grudziądzu oraz Rzeszowie.