Gdańsk Convention Bureau (GCB) podpisało z Convention Bureau of Poland (CBP), działające w strukturach Polskiej Organizacji Turystycznej (POT) Kartę Praw i Obowiązków. Celem podpisania tzw. porozumienia jest usystematyzowanie działań prowadzących do wspólnej promocji Polski, jaki poszczególnych miast i regionów pod kątem rozwoju turystyki biznesowej. Ponadto, określenie zasad współpracy i wyboru rzetelnych partnerów, które w sposób zbliżony i podobny obsługują interesantów zainteresowanych organizacją spotkań i wydarzeń na terenie Polski.
W porozumieniu zostało m.in. określone, iż:
- GCB (Gdańskie Biuro Spotkań) jest jednostką odpowiedzialną za promocję Gdańska i regionu jako atrakcyjnego miejsca dla organizacji spotkań i wydarzeń.
- Biuro Spotkań jest pierwszym kontaktem dla wszystkich, poszukujących informacji dotyczących regionu, partnerów biznesowych i obiektów konferencyjnych oraz planujących zorganizowanie kongresu stowarzyszenia lub wydarzenie korporacyjne w danym regionie. Służy jak doradca i konsultant w zakresie możliwości oferowanych przez region.
- Priorytetowym celem Biura Spotkań jest budowanie wizerunku regionu jako miejsca atrakcyjnego dla organizacji wszelkiego rodzaju spotkań i wydarzeń. Misję tę realizuje m.in. poprzez:
- udział w krajowych i międzynarodowych spotkaniach i wydarzeniach targowych reprezentując miasto i region,
- realizację podróży studyjnych dla krajowych i zagranicznych dziennikarzy oraz organizatorów spotkań i wydarzeń,
- pozyskiwanie nowych spotkań i wydarzeń dla miasta i regionu,
- współpracę z mediami krajowymi i zagranicznymi oraz zamieszczanie artykułów i reklam promujących miasto i region w prasie oraz katalogach branżowych, Internecie,
- nawiązywanie w regionie współpracy z środowiskami: naukowym, kulturalnym i politycznym m.in. w ramach Programu Ambasadorów Kongresów Polskich,
- utrzymywanie stałej i aktywnej współpracy z międzynarodowymi organizacjami i stowarzyszeniami skupiającymi profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań,
- opracowanie, publikacje i dystrybucję materiałów promocyjnych o mieście i regionie dla organizatorów spotkań i wydarzeń,
- przygotowanie odpowiedzi wspólnie z lokalnymi partnerami na zapytania o organizację spotkań i wydarzeń.
- Biuro Spotkań nie jest organizatorem spotkań i wydarzeń biznesowych wykraczających poza tematykę określaną jako:
- spotkania edukacyjne dla kadr związanych z przemysłem spotkań,
- spotkania edukacyjne promujące działania Biura Spotkań.
- Biuro Spotkań posiada i prowadzi program certyfikacji lokalnych partnerów zajmujących się organizacją spotkań i wydarzeń (tzw. PCO)
- Biuro Spotkań gromadzi i opracowuje dane statystyczne nt. spotkań i wydarzeń odbywających się w regionie, zgodnie z zaleceniami przygotowanymi przez Światową Organizację Turystyki.
- Biuro Spotkań posiada i prowadzi system rozsyłania zapytań ofertowych.
?Bardzo się cieszę, że porozumienie zostało podpisane ponieważ systematyzuje ono współpracę pomiędzy CBP a lokalnymi convention bureaux (jakim jest GCB) w ramach działań w nim zawartych. Mam również nadzieję, że dzięki niemu unikniemy zarzutów, z którymi często się do tej pory spotykaliśmy, iż organizujemy konferencje, a tym samym konkurujemy z pomorskimi firmami" ? mówi Anna Górska, Prezes GOT/GCB, która uczestniczyła w pracach zespołu nad jednolitą wersją porozumienia. Prace trwały od lutego 2010r. Porozumienie będzie obowiązywało do końca 2011r.
