GdańskLAB – jak wdrażać innowacje w urzędzie?

Silosowość struktury, duża liczba zadań ustawowych i ograniczona dostępność środków finansowych powodują, że wdrażanie innowacji w urzędzie jest wyzwaniem. Gdański urząd miejski nie przejął się jednak tymi trudnościami i powołał GdańskLAB – nieformalny zespół urzędników z różnych wydziałów, którzy razem pracują nad wdrażaniem usprawnień. Mija właśnie rok od rozpoczęcia tego eksperymentu – to dobry czas, by podsumować osiągnięcia projektu.

A
A
Ostatnia aktualizacja: 27 kwietnia 2016 r.

Zapowiedź startu GdańskLAB na spotkaniu w marcu 2015 r.
Zapowiedź startu GdańskLAB na spotkaniu w marcu 2015 r.
Fot. GdanskLAB

Zacznijmy od genezy tego nietypowego w polskich warunkach przedsięwzięcia. Kluczową potrzebą było otwarcie się struktury urzędu na zmiany oraz absorpcja z zewnątrz dobrych pomysłów i usprawnień. Konieczne wydawało się przełamanie silosowości, położenie mocniejszego akcentu na budowanie poziomych relacji między pracownikami różnych wydziałów, niezależnie od hierarchii służbowej.

Zadanie zmierzenia się z tymi wyzwaniami prezydent Gdańska Paweł Adamowicz zlecił ówczesnemu doradcy ds. innowacji, a dziś dyrektorowi Kancelarii Prezydenta, Tomaszowi Nadolnemu. Inspirując się doświadczeniami miast na Zachodzie, stworzył on koncepcję GdańskLAB, przed którym postawiono następujące cele:

  • znajdować rozwiązanie konkretnych potrzeb, problemów,
  • zaangażować i animować współpracę,
  • zmieniać procesy zachodzące w urzędzie,
  • katalizować zmiany,
  • rozwijać się, dzielić się wiedzą,
  • nadążać za zmieniającym się światem.

Pomysł spotkał się początkowo z naturalnymi w takich okolicznościach pytaniami: czy GdańskLAB nie zacznie dublować zadań wydziałów? Czy nowa inicjatywa nie zakłóci funkcjonowania urzędu?

- Wiedzieliśmy, że świat dokoła urzędu zmienia się niebywale szybko. Zmieniają się oczekiwania mieszkańców a jednak urząd miejski jest strukturą niezwykle statyczną i odporną na zmiany – mówi Tomasz Nadolny. – Byłem przekonany, że łatwo nie będzie i łatwo nie było, ale warto podjąć taki proces dla samego jego przejścia. Nie wiemy jeszcze do końca dokąd nas ten eksperyment zaprowadzi. Widzimy problemy i widzimy też obiecujące efekty. W tym wypadku sama droga, wyruszenie w nią, pokonywanie przeszkód razem ma ogromną wartość samą w sobie dla naszej organizacji. Po ponad roku od rozpoczęcia tej "wprawy" cieszę się, że ten mój pomysł został wdrożony w życie i chciałbym jeszcze mocno popracować nad jego udoskonaleniem. Jedną z najbardziej ekscytujących rzeczy w tym projekcie jest wielka ilość zmiennych, które są nieznane i nieprzewidywalne.

W pierwszym etapie udało się zebrać od pracowników urzędu 32 propozycje na usprawnienia oraz wyłonić zespół ok. 20 osób, które miały je analizować i wdrażać. Ta faza funkcjonowania przedsięwzięcia pozwoliła skonfrontować oczekiwania z realiami. Niektórzy wprost zgłaszali, że nie przekonuje ich otwarta formuła pracy, konieczność wspólnego wypracowania rozwiązań zamiast wykonywania poleceń służbowych. Część uczestników powoli akceptowała fakt, że ich pomysły mogą być dyskutowane czy nawet znacznie modyfikowane. Wreszcie, niektóre pomysły nie mogły przejść do dalszych etapów ze względu na zbyt wysokie koszty realizacji.

Etap ucierania się stylu pracy, weryfikacji oczekiwań przez rzeczywistość był bardzo ważny – pozwolił bowiem większości uczestników  odnaleźć się w formule GdańskLAB, poczuć nowy sposób pracy. Był to także czas, gdy cała organizacja przyzwyczajała się do nowej inicjatywy, przekonywała się, że początkowe obawy nie znajdują potwierdzenia w rzeczywistości. Do szerokiego grona pracowników dotarł przekaz, że tak nietypowy projekt może funkcjonować w urzędzie.

Przestrzeń dla eksperymentów

Pierwszy etap zaowocował powstaniem pięciu zespołów projektowych, których uczestniczki i uczestnicy sprawdzali się w czasem nowych dla siebie zadaniach, takich jak praca zgodnie z przyjętą metodą projektową, wyłanianie liderów projektów czy pozyskiwanie dla projektu poparcia kierownictwa wydziałów.

GdańskLAB okazał się przede wszystkim bezpiecznym miejscem dla eksperymentów, przestrzenią w której można przetestować te bardziej nietypowe, oryginalne i nowe pomysły bez obaw narażenia się na krytykę. Pracownicy urzędu przekonali się, że do GdańskLAB można zgłosić się z pomysłem, problemem, by wspólnie poszukać rozwiązania. To podejście lubimy nazywać wprowadzaniem kultury start-up’u do urzędu.

Jednym z przykładów takiego podejścia było wdrożenie w urzędzie metody pracy design thinking. Przetestowana eksperymentalnie w trakcie prac GdańskLAB zdobyła uznanie otwartym, kreatywnym, a zarazem ustrukturyzowanym podejściem do poszukiwania rozwiązań problemów. W tajniki design thinking wprowadzał nas zewnętrzny szkoleniowiec, Tomek Tomaszewski z Rocket Studio, który kompetencją i otwartością szybko zdobył sympatię zespołu. Co ważne, metoda znalazła zastosowanie w działaniach już niezwiązanych w GdańskLAB – korzystając z niej pracował na przykład zespół tworzący projekt jednego z nowych portali.

Ważnym założeniem jest prowadzenie comiesięcznych spotkań poza urzędem, tak by podkreślić szczególny status tej inicjatywy, jej funkcjonowanie w szerszym kontekście. Nasze zebrania odbywają się w salach konferencyjnych Europejskiego Centrum Solidarności. Dbamy o szczegóły, takie jak ustawienie stołów czy krzeseł w podkowę, a nie w układzie „prezydium – słuchacze”, co sprzyja otwartej dyskusji.

Comiesięczne spotkanie robocze GdańskLAB
Comiesięczne spotkanie robocze GdańskLAB
Fot. Krzysztof Garski

Czas na podsumowanie

Rok po uruchomieniu GdańskLAB można uznać, że inicjatywa okrzepła, zadomowiła się na dobre w urzędzie, a wiedza o założeniach i praktyce funkcjonowania projektu dotarła na wszystkie szczeble organizacji. Tego typu przedsięwzięcie nie mogłoby się powieść w dużej organizacji bez wyraźnego i regularnego wsparcia lidera. Prezydent Gdańska wielokrotnie podkreślał znaczenie inicjatywy na wewnętrznych spotkaniach, a także opowiedział o niej na dorocznym spotkaniu pracowników, wymieniając GdańskLAB jako jeden z kilku najciekawszych projektów 2015 r.

Dziś GdańskLAB to dobrze zintegrowana grupa, a do grupy osób, które są od początku, wciąż dołączają nowe – niektórzy angażują się w prace regularnie, a niektórzy dołączają punktowo, w najbardziej interesujących ich obszarach. Zmianą, na którą postawiliśmy na początku 2016, był wyraźniejszy niż wcześniej nacisk na określenie i wybór liderów poszczególnych projektów. Początkowo istniała obawa przed podejmowaniem tego typu odpowiedzialności, jednak dziś dla części osób prowadzenie własnego projektu w ramach GdańskLAB stało się źródłem dodatkowej satysfakcji zawodowej i sposobem na zdobycie nowych doświadczeń.

W przyszłym tygodniu będziemy kontynuować na naszym blogu temat GdańskLAB – opublikujemy wtedy opis najciekawszych projektów realizowanych w ramach GdańskLAB oraz przedstawimy osoby w nie zaangażowane.

Spotkanie zespołu projektowego Dobre praktyki
Spotkanie zespołu projektowego Dobre praktyki
Fot. Krzysztof Garski

Kontakt z autorem


Krzysztof Garski, krzysztof.garski@gdansk.gda.pl lub twitter.com/@virtualkris

 

Krzysztof Garski (0)
Urząd Miejski w Gdańsku
Kancelaria Prezydenta