Wydział Kadr i Organizacji

	Dyrektor: Alicja Bielińska-Łoza ul. Nowe Ogrody 8/12 80-803 Gdańsk pokój nr 206 nr wew. 6206 tel.: +48 58 323 62 06 fax: +48 58 323 62 86
	Z-ca Dyrektora: Wojciech Mikołajewski ul. Nowe Ogrody 8/12 80-803 Gdańsk pokój nr 206 nr wew. 6206 tel.: +48 58 323 62 06 fax: +48 58 323 62 86

Poczta elektroniczna sekretariatu: wkio@gdansk.gda.pl

Wydziałowi podlega:

• Referat Kadr
• Referat Rozwoju Pracowników
• Referat Organizacji i Systemu Jakości
• Referat Planowania i Analiz
• Referat Infrastruktury

Referat Kadr:

Kierownik: Wojciech Mikołajewski
ul. Nowe Ogrody 8/12
pokój nr 205
nr wew. 6205
tel.: +48 58 323 62 05

• realizacja strategii kadrowej Urzędu poprzez proponowanie i wdrażanie:
  • polityki wynagrodzeń,
  • systemu nagród,
• analiza sytuacji kadrowej w Urzędzie,
• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta nie posiadających osobowości prawnej oraz kierowników instytucji kultury (z wyłączeniem spraw osobowych kierowników placówek oświatowych),
• rozliczanie czasu pracy oraz kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie,
• obsługa komisji dyscyplinarnych,
• planowanie i racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac,
• obsługa podsystemu KADRY w ramach systemu RATUSZ,
• planowanie oraz gospodarowanie środkami finansowymi, przeznaczonymi na pokrycie zobowiązań wynikających ze stosunku pracy, w tym obsługa funduszu świadczeń socjalnych,
• wystawianie i prowadzenie ewidencji służbowych delegacji krajowych pracowników Urzędu,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników Urzędu,
• sporządzanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat:
  • wynagrodzeń i innych należności pracowniczych wynikających z umowy o pracę,
  • wynagrodzeń wynikających z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło z osobami fizycznymi,
  • diet dla radnych,
  • wynagrodzeń dla członków komisji ustanowionych przez Prezydenta,
  • wynagrodzeń dla członków komisji poborowych, wyborczych itp.,
  • nagród pieniężnych ustanowionych przez Prezydenta dla osób fizycznych,
• ewidencja przychodów poszczególnych osób fizycznych dla tytułów wymienionych w ppkt j,
• sporządzanie i przekazywanie do urzędów skarbowych miesięcznych deklaracji dotyczących zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie wszystkich tytułów wypłat, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sporządzanie informacji o uzyskanych przez podatnika dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
• sporządzanie dla urzędu statystycznego okresowych sprawozdań o zatrudnieniu i wynagradzaniu pracowników Urzędu,
• obsługa podsystemu PŁACE w ramach systemu RATUSZ,
• wykonywanie czynności w zakresie określonym przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawę o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, a w szczególności:
  • sporządzanie i przekazywanie dokumentów rozliczeniowych oraz składek na ubezpieczenia,
  • ustalanie uprawnień do wypłaty zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, rodzinnych, pielęgnacyjnych, wychowawczych i innych,
  • sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla celów emerytalno-rentowych,
  • sporządzanie raportów imiennych o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek pracowników Urzędu,
  • sporządzanie raportów imiennych dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
  • sporządzanie raportów miesięcznych dla pracowników Urzędu;
• przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

Referat Rozwoju Pracowników:

Kierownik: Agata Madej - Molczyk
ul. Nowe Ogrody 8/12

pokój nr 109
nr wew. 6197
tel.: +48 58 323 61 97

• realizacja strategii kadrowej Urzędu poprzez proponowanie i wdrażanie:
  • polityki rekrutacji pracowników,
  • polityki szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników,
  • systemu ocen (oceny jakości i efektywności pracy, oceny kwalifikacyjne),
• prowadzenie rekrutacji i aplikacji samorządowej pracowników,
• konsultowanie projektów opisów stanowisk pracy pracowników,
• opracowanie i wdrażanie systemu ocen pracowniczych,
• analiza potrzeb szkoleniowych pod kątem realizowanej strategii kadrowej, w tym przygotowywanie corocznego planu szkoleń i jego realizacja,
• tworzenie programów szkolenia i rozwoju pracowników,
• badanie efektywności szkoleń,
• organizacja i nadzór nad praktykami i stażami odbywanymi w Urzędzie
• tworzenie biblioteki materiałów szkoleniowych,
• tworzenie zintegrowanej komputerowej bazy danych dotyczących szkoleń,
• przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

Referat Organizacji i Systemu Jakości:

• opracowywanie projektów aktów prawnych regulujących organizację i funkcjonowanie Urzędu,
• prowadzenie spraw związanych z inicjatywą uchwałodawczą Prezydenta (od projektu uchwały Rady do nadzoru nad jej realizacją),
• prowadzenie ewidencji oraz przekazywanie do realizacji merytorycznym wydziałom aktów prawnych wydawanych przez Radę i Prezydenta,
• sporządzanie okresowych informacji z realizacji uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta,
• prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i zapytań radnych oraz wniosków Komisji Rady,
• prowadzenie i aktualizacja wykazu jednostek pomocniczych, jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych z udziałem Miasta oraz miejskich służb, inspekcji i straży,
• prowadzenie zbioru publikatorów powszechnie obowiązujących aktów prawnych,
• prowadzenie spraw w zakresie utrzymania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością, a w szczególności:
  • przechowywanie i prowadzenie od strony technicznej dokumentacji Systemu,
  • przygotowywanie jednolitej szaty graficznej dokumentacji Systemu,
  • zapewnienie identyfikacji zmian dokumentów Systemu oraz ich aktualnego statusu,
  • dystrybucja odpowiednich wersji dokumentów Systemu do właściwych wydziałów,
  • przygotowywanie Pełnomocnikowi Systemu Zarządzania Jakością pism i dokumentów związanych z utrzymaniem i doskonaleniem skuteczności Systemu,
  • przygotowywanie i protokołowanie spotkań i narad Pełnomocnika Systemu Zarządzania Jakością,
  • analiza mierników systemu zarządzania jakością,
• koordynacja prac związanych z zabezpieczeniem, od strony organizacyjno-technicznej, prawidłowego przeprowadzania wyborów i referendów,
• przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

Referat Planowania i Analiz:

Kierownik: Alicja Opała
ul. Nowe Ogrody 8/12

pokój nr 211
nr wew. 6291
tel.: +48 58 323 62 91

• przygotowywanie projektów budżetu Wydziału oraz sprawozdań z jego realizacji
• przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie oraz aktualizacja planu i wykonania wydatków budżetowych,
• monitorowanie i analiza wykorzystania środków finansowych w zakresie wydatków rzeczowych i inwestycyjnych Wydziału,
• rozliczanie finansowe umów (zleceń, zamówień) w zakresie wydatków rzeczowych i inwestycyjnych,
• sporządzanie analiz ekonomicznych na potrzeby Wydziału,
• rejestrowanie umów cywilno-prawnych w Generalnym Rejestrze Umów,
• sporządzanie zestawień zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat,
• opracowywanie harmonogramów realizacji wydatków wydziału,
• przygotowywanie wniosków do Wieloletniego Planowania Inwestycyjnego,
• przygotowywanie umów najmu lokali oraz umów na dostawę mediów (energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywozu nieczystości) do budynków i lokali Urzędu i jednostek pomocniczych,
• prowadzenie ewidencji zawartych umów,
• regulowanie i rozliczanie płatności wynikających z zawartych umów najmu i dostawy mediów oraz umów na świadczenie usług sprzątania oraz usług ochrony osób i mienia Urzędu,
• prowadzenie ewidencji dochodów Miasta z tytułu najmu pomieszczeń i odsprzedaży mediów,
• prowadzenie spraw zamówień publicznych Wydziału, w tym:
  • przygotowywanie i monitorowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych
  • prowadzenie spraw zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości 14 000 euro,
  • opracowywanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,
• przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

Referat Infrastruktury:

Kierownik: Aleksander Bury
ul. Nowe Ogrody 8/12
pokój nr 211
nr wew. 6211
tel.: +48 58 323 62 11

• planowanie i monitorowanie rozwoju infrastruktury Urzędu, w tym:
  • określanie standardów użytkowania i wyposażania obiektów Urzędu,
  • opracowywanie rocznych i wieloletnich planów inwestycji i remontów,
• zarządzanie budynkami i lokalami Urzędu oraz jednostek pomocniczych Miasta, w tym:
  • utrzymanie budynków i lokali w należytym stanie technicznym,
  • wykonywanie okresowych przeglądów budynków i infrastruktury technicznej,
  • planowanie, organizacja i wykonywanie remontów, konserwacji i modernizacji budynków i infrastruktury technicznej,
  • prowadzenie dokumentacji prawnej i technicznej budynków i lokali,
  • zapewnienie ciągłości dostaw mediów,
  • utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków Urzędu,
  • zabezpieczenie majątku wykorzystywanego przez Urząd (ochrona osób i mienia, ubezpieczanie majątku),
• wdrożenie i monitorowanie polityki bezpieczeństwa fizycznego i technicznego Urzędu,
• gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątku Urzędu,
• zabezpieczenie łączności telefonicznej Urzędu,
• planowanie i realizacja zakupów artykułów administracyjno-biurowych, sprzętu i wyposażenia biurowego oraz innych urządzeń technicznych, w tym:
  • określanie standardów wyposażenia stanowisk pracy,
  • prowadzenie gospodarki magazynowej,
• konserwacja i naprawy urządzeń wyposażenia biurowego,
• publikacja aktów prawnych i ogłoszeń organów Miasta w prasie oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu,
• prenumerata prasy i wydawnictw specjalistycznych dla Urzędu,
• gospodarowanie pieczęciami i tablicami Urzędu,
• prowadzenie archiwum zakładowego,
• obsługa transportowa, recepcyjna i poligraficzna Urzędu,
• zabezpieczenie techniczne prac związanych z wyborami i referendami,
• przygotowywanie projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych w zakresie realizowanych zadań;

Informacje dodatkowe:

W realizacji zadań Wydział współpracuje ze wszystkimi wydziałami Urzędu oraz z gminami gdańskiego obszaru metropolitarnego, a w szczególności z:

• Biurem Rady Miasta Gdańska, Wydziałem Spraw Obywatelskich i Biurem Informatyki w zakresie wyborów i referendów,
• Biurem Informatyki w zakresie ewidencji sprzętu komputerowego,
• Biurem Zamówień Publicznych w zakresie zamówień publicznych,
• Wydziałem Programów Rozwojowych w zakresie Wieloletniego Planowania Inwestycyjnego oraz realizowania projektów finansowanych z funduszy zewnętrznych,
• Wydziałem Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności w zakresie ochrony i zabezpieczenia obiektów Urzędu przed pożarem,
• merytorycznymi wydziałami w zakresie prowadzenia spraw pracowniczych kierowników jednostek organizacyjnych Miasta, nie posiadających osobowości prawnej,
• ze szkołami kierującymi uczniów na praktyki do Urzędu.